La tecnología ha puesto a disposición de las empresas un número infinito de herramientas de enorme utilidad para ganar en eficiencia y en competitividad. Organizar mejor el trabajo, optimizar el uso de la información o mejorar la comunicación con los clientes son exigencias a las que hay que enfrentarse día a día. Puede parecer una tarea titánica, pero no lo será tanto si te apoyas en los recursos online para pymes que vamos a mostrar.
Los recursos online pueden convertirse en tus mejores aliados en áreas estratégicas de la empresa. Gratuitos o de pago, su utilidad es inmensa y responde en muchos casos a la necesidad de dar un paso más en la imprescindible transformación digital. ¿Qué herramientas online te permitirán ahorrar tiempo y esfuerzos en el día a día?
Una buena organización es clave para que una empresa funcione como un engranaje perfecto. También es a veces una de esas metas que parecen casi inalcanzables. Para llegar a ella tienes a tu disposición herramientas online de uso sencillo, pero de enorme interés.
Trello, por ejemplo, te permite coordinar equipos, asignar tareas y comprobar cómo estas avanzan mediante tarjetas y tableros que se comparten a través de una interfaz muy intuitiva. Un funcionamiento similar tienen Microsoft To Do, Evernote o any.do.
Hay que hablar también de la nube, imprescindible para poder trabajar y gestionar la empresa desde cualquier lugar y dispositivo. En ese sentido, uno de los recursos que te facilitarán la tarea es Dropbox, que te permite almacenar y compartir documentos de forma segura. Tampoco hay que olvidar la G Suite de Google, que ofrece toda una serie de herramientas en la nube de enorme utilidad, entre ellas Drive.
Las empresas, grandes o pequeñas, trabajan ya mayoritariamente en entornos colaborativos en los que una comunicación fluida y bidireccional resulta indispensable. También en este apartado existen recursos online más que interesantes para tu pyme, realmente imprescindibles.
Algunos son de uso común y seguro que los has adoptado como una herramienta más de comunicación con empleados, clientes o proveedores. Hablamos de WhatsApp Business, de Skype o Zoom, entre otros.
Podríamos mencionar en este aspecto también plataformas como Viva Engage, que se integra en Microsoft Teams. Esta es una herramienta que funciona de una forma parecida a una red social. Gracias a ella se pueden compartir dudas, ideas, información en diferentes formatos o noticias corporativas en una red privada de la empresa.
Dentro de los recursos online que tu pyme necesita no puede faltar una herramienta digital que te ayude a gestionar y controlar aspectos tan importantes como son la contabilidad y la facturación.
Crear facturas, enviarlas de forma automática a los clientes, generar presupuestos o presentar impuestos son funciones que se pueden automatizar con diferentes herramientas online. Entre ellas podríamos mencionar Holded, Contasimple, Billin o Invoice2go, aunque la oferta es inmensa.
Debes tener en cuenta que algunas son gratuitas o tienen planes básicos que lo son, mientras que otras son de pago. En ese sentido, tendrás que analizar cuál es el volumen de negocio de tu empresa y sus necesidades para elegir la más adecuada.
Otro de los recursos online que puede resultar muy práctico, sobre todo cuando el negocio adquiere unas dimensiones, es un OCR contable. Es una herramienta que escanea y digitaliza facturas y documentos contables para extraer la información de relevancia. Luego la procesa y la introduce de manera automática en el software de facturación. De esta manera se eliminan procesos manuales que a veces causan errores.
Una óptima gestión de las ventas es otro de los pilares para el éxito de un negocio. En este sentido, el consejo es optar por recursos que permitan controlar todo el proceso, desde una tarea básica como es la captación de clientes hasta el servicio postventa.
El abanico de programas y aplicaciones disponibles en el mercado te permitirá, incluso, elegir uno diseñado específicamente para tu actividad. Es importante que valores que incorpore funciones básicas como que sea escalable o puedas usarlo desde cualquier dispositivo y lugar.
Herramientas como Handy o RepCamp son ejemplos de soluciones integrales y de sencillo manejo que facilitan la gestión de ventas. Ofrecen funcionalidades que pueden resultar de gran utilidad para tu empresa, desde mostrar catálogos a la automatización de algunas tareas, la visualización y gestión de pedidos o, en algunos casos, la gestión de campañas de marketing online.
Incluso en las empresas más pequeñas, la gestión de todo lo relacionado con recursos humanos tiene importancia, mucho más si existen planes de crecimiento o expansión. La tecnología también es un buen aliado para ti en este sentido.
Programas para agilizar la elaboración de nóminas, para control horario, coordinar aspectos como turnos o vacaciones o registrar bajas alivian notablemente la carga de trabajo. Factorial, Bizneo HR o HiBob son algunos de los más conocidos. Eso sí, aunque es habitual que ofrezcan periodos de prueba gratuitos, suelen ser herramientas de pago.
Todos los que hemos mencionado son recursos online interesantes para tu pyme. Pero recuerda comparar qué ofrecen y qué beneficios puedes obtener de ellos antes de elegir. Aunque en muchos no tendrás que pagar por su uso, también es cierto que los planes de pago ofrecen más funcionalidades.